Command de acceso: Un software de gestión documental sólido permite crear controles de acceso basados en el cargo o el inicio de sesión. Por ejemplo, una persona del departamento de ventas no tiene por qué ver todas las facturas que maneja el departamento de contabilidad.
Incumplimiento de regulaciones: Las empresas pueden enfrentar sanciones por no cumplir con las normativas de conservación y gestión de documentos.
El primer paso en la implementación de un sistema de gestión documental es realizar una exhaustiva evaluación de las necesidades específicas de la empresa. Esto implica identificar los tipos de documentos de gestión que se manejan, los procesos existentes de manejo de documentos, los problemas o desafíos que se enfrentan y los objetivos que se desean alcanzar con la implementación del sistema.
Utilizamos cookies para garantizar el buen funcionamiento de la web. También utilizamos cookies para hacer un seguimiento de las estadísticas. Esto nos permite optimizar nuestro contenido y mejorar nuestros servicios.
Eficiencia operativa: Mejora los flujos de trabajo y la productividad al facilitar el acceso rápido a la información necesaria.
Trabajo colaborativo que permite el flujo de información entre usuarios sin importar donde se encuentran ni el dispositivo que usan. Se crean espacios de trabajo que permiten trabajar en equipo.
Escalabilidad Limitada: Aumentar la capacidad de almacenamiento o procesamiento puede ser más complejo y costoso, ya que requiere la compra e instalación de components adicional.
El coste generalmente implica una tarifa mensual por cada usuario, que varía dependiendo del proveedor y que no suele ser muy alta.
Colaboración en equipo: facilita el trabajo conjunto mediante el acceso compartido a documentos y la edición colaborativa en tiempo genuine.
La gestión de permisos y accesos es esencial para garantizar la seguridad y la privacidad de los documentos. Las funcionalidades incluyen:
Te puede interesar: Análisis de procesos empresariales: Soluciones de gestión documental y automatización
Con un sistema alojado en la nube, el software es alojado por un proveedor y se accede a él on line. Se puede utilizar cualquier ordenador o dispositivo móvil conectado a Online para acceder al sistema.
En cuanto estén claros cuáles son los requisitos, deseos y prioridades, un jefe de proyecto podrá ponerse a buscar el proveedor que tenga el paquete más adecuado y con un enfoque que se compagine bien con el de la organización.
La implementación de un Gestión Documental DMS puede mejorar significativamente la productividad de una organización al proporcionar herramientas eficientes para la gestión de documentos. Algunas de las formas en que un DMS puede mejorar la productividad incluyen: